Quà Tết doanh nghiệp cần những thông tin nào trên báo giá? 12 mục quan trọng giúp kiểm soát ngân sách và tránh phát sinh chi phí

1. Vì sao doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ báo giá quà Tết trước khi đặt hàng?

Mỗi dịp Tết Nguyên đán, việc chuẩn bị quà biếu cho khách hàng, đối tác và nhân viên trở thành một phần quan trọng trong kế hoạch cuối năm của nhiều doanh nghiệp.

Tuy nhiên, không ít đơn vị chỉ quan tâm đến giá bán của một hộp quà mà bỏ qua các điều kiện đi kèm như thuế, chi phí đóng gói, vận chuyển, thời gian giao hàng và chính sách xử lý sản phẩm lỗi.

Ví dụ, doanh nghiệp dự định mua 200 phần quà với giá 800.000 đồng/phần. Tổng tiền hàng dự kiến là 160 triệu đồng.

Nếu báo giá chưa bao gồm các khoản chi phí cần thiết, số tiền thanh toán thực tế có thể cao hơn ngân sách đã được phê duyệt.

Đó là lý do báo giá quà Tết doanh nghiệp cần được xem như một tài liệu quản lý mua hàng, không đơn thuần là bảng liệt kê sản phẩm và giá bán.

Một báo giá đầy đủ giúp bộ phận mua hàng so sánh nhà cung cấp, phòng kế toán kiểm tra chi phí và người quản lý đưa ra quyết định dựa trên những thông tin rõ ràng.

Trước khi yêu cầu báo giá, doanh nghiệp có thể tham khảo danh mục quà Tết doanh nghiệp để xây dựng danh sách sản phẩm và xác định nhu cầu đặt hàng.

Dưới đây là 12 thông tin cần kiểm tra trước khi duyệt báo giá và tiến hành đặt mua.

2. Thông tin thứ nhất: Tên và thông tin liên hệ của nhà cung cấp

Một báo giá cần thể hiện rõ đơn vị cung cấp sản phẩm.

Các thông tin nên có bao gồm tên doanh nghiệp hoặc đơn vị bán hàng, địa chỉ liên hệ, mã số thuế nếu áp dụng, số điện thoại, email và người phụ trách báo giá.

Đây là những dữ liệu giúp bộ phận mua hàng xác định đơn vị giao dịch, trao đổi khi phát sinh vấn đề và đối chiếu với hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.

Đối với những đơn hàng có giá trị lớn, doanh nghiệp nên xác minh thông tin nhà cung cấp trước khi chuyển tiền đặt cọc.

Khi tìm kiếm quà tặng doanh nghiệp, hãy yêu cầu nhà cung cấp xác nhận thông tin đơn vị bán hàng và chủ thể nhận thanh toán trên báo giá.

Tên người thụ hưởng trên tài khoản thanh toán cần được đối chiếu với chứng từ và thỏa thuận giao dịch liên quan.

3. Thông tin thứ hai: Tên sản phẩm và mã hàng chính xác

Một lỗi thường gặp là báo giá chỉ ghi những tên sản phẩm chung chung như “Hộp quà Tết cao cấp” hoặc “Bộ quà hồng sâm Hàn Quốc”.

Cách ghi này khiến doanh nghiệp khó phân biệt các sản phẩm có thiết kế tương tự nhưng thành phần và quy cách khác nhau.

Báo giá nên thể hiện tên sản phẩm đầy đủ, mã sản phẩm nếu có, thương hiệu, phiên bản và những thông số quan trọng.

Ví dụ, đối với quà tặng hồng sâm dịp Tết, cần làm rõ sản phẩm thuộc loại nào, số lượng gói hoặc lọ trong hộp, thể tích hoặc khối lượng và thành phần theo thông tin công bố.

Nếu sản phẩm có nhiều phiên bản, báo giá phải xác định chính xác phiên bản doanh nghiệp lựa chọn.

Điều này giúp tránh tình trạng mẫu được duyệt khác với hàng hóa thực tế được giao.

4. Thông tin thứ ba: Quy cách đóng gói và thành phần hộp quà

Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng đối với các bộ quà Tết có nhiều sản phẩm bên trong.

Doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào hình ảnh bên ngoài của hộp quà.

Hãy yêu cầu báo giá ghi rõ số lượng sản phẩm thành phần, khối lượng hoặc thể tích, loại hộp, túi xách và những phụ kiện đi kèm.

Ví dụ, một bộ quà có thể bao gồm sản phẩm chính, hộp đựng, túi giấy và thiệp chúc Tết. Cần xác định những thành phần này đã nằm trong giá bán hay phải thanh toán riêng.

Nếu lựa chọn quà Tết sức khỏe, doanh nghiệp cũng nên yêu cầu thông tin về thành phần, hướng dẫn sử dụng, điều kiện bảo quản và thời hạn sử dụng.

Không nên mặc định rằng các sản phẩm mang tên quà sức khỏe đều phù hợp với mọi người nhận.

5. Thông tin thứ tư: Đơn giá và tổng giá trị đơn hàng

Đơn giá là thông tin cơ bản nhưng cần được thể hiện thống nhất.

Báo giá phải xác định giá tính theo một hộp, một bộ, một giỏ quà hay một đơn vị sản phẩm.

Sau đó, tổng tiền hàng được xác định bằng công thức:

Tổng tiền hàng = Đơn giá × Số lượng.

Ví dụ, doanh nghiệp dự kiến mua 100 hộp quà với đơn giá 750.000 đồng/hộp.

Tổng tiền hàng trước các khoản điều chỉnh là 75.000.000 đồng.

Nếu có nhiều loại quà khác nhau, mỗi loại phải được thể hiện thành một dòng riêng với đơn giá và số lượng tương ứng.

Điều này đặc biệt cần thiết khi doanh nghiệp lựa chọn nhiều phương án quà Tết tặng đối tác theo các hạn mức ngân sách khác nhau.

Một báo giá rõ ràng giúp phòng kế toán kiểm tra tổng tiền và hỗ trợ việc đối soát khi giao hàng.

6. Thông tin thứ năm: Thuế VAT và giá thanh toán cuối cùng

Doanh nghiệp cần làm rõ đơn giá trên báo giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT) hay chưa.

Nếu chưa bao gồm, báo giá cần thể hiện thuế suất áp dụng cho từng mặt hàng, số tiền thuế và tổng giá thanh toán.

Không nên tự giả định một mức thuế suất chung cho mọi sản phẩm trong giỏ quà.

Đối với hộp quà có nhiều mặt hàng, cách thể hiện thuế và chứng từ cần được xác nhận với nhà cung cấp, căn cứ vào từng loại hàng hóa và quy định áp dụng tại thời điểm giao dịch.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử, hãy xác nhận thông tin xuất hóa đơn ngay từ giai đoạn báo giá.

Điều quan trọng là người duyệt ngân sách phải nhìn thấy số tiền cuối cùng doanh nghiệp dự kiến phải thanh toán, thay vì chỉ nhìn đơn giá quảng cáo.

7. Thông tin thứ sáu: Số lượng đặt hàng và chính sách chiết khấu

Những đơn hàng quà Tết có số lượng lớn có thể được nhà cung cấp áp dụng chính sách giá riêng, tùy chương trình bán hàng.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên mặc định rằng mua càng nhiều sẽ luôn được giảm giá.

Hãy yêu cầu báo giá thể hiện số lượng tối thiểu nếu có, các mức chiết khấu thực tế được đề nghị, điều kiện áp dụng và thời hạn hiệu lực.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể đề nghị nhà cung cấp báo giá theo ba phương án số lượng: 100, 200 và 300 phần quà.

Sau đó so sánh tổng chi phí của từng phương án, bao gồm cả đóng gói và vận chuyển.

Cách làm này giúp xác định số lượng đặt hàng hợp lý mà không mua dư chỉ để đạt một mức chiết khấu.

8. Thông tin thứ bảy: Chi phí đóng gói, in logo và cá nhân hóa

Đối với quà Tết doanh nghiệp, hình thức đóng gói thường gắn liền với thông điệp thương hiệu.

Một số đơn vị có nhu cầu in logo, thiết kế thiệp chúc Tết hoặc thêm thông điệp riêng cho từng nhóm khách hàng.

Những yêu cầu này cần được thể hiện rõ trong báo giá.

Doanh nghiệp nên xác nhận chi phí thiết kế, phí in ấn, số lượng tối thiểu, số lần chỉnh sửa mẫu, thời gian duyệt mẫu và giá thành phát sinh nếu thay đổi thiết kế.

Đặc biệt, nếu có yêu cầu in logo lên hộp quà, cần có bản thiết kế được phê duyệt trước khi sản xuất hàng loạt.

Một mẫu hộp đẹp nhưng in sai logo hoặc sai nội dung chúc Tết có thể khiến doanh nghiệp phải điều chỉnh toàn bộ đơn hàng.

9. Thông tin thứ tám: Chi phí vận chuyển và địa điểm giao hàng

Một báo giá sản phẩm chưa chắc đã bao gồm chi phí giao hàng.

Đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhà cung cấp cần biết số lượng địa điểm giao, địa chỉ nhận hàng và số lượng quà tại mỗi địa điểm.

Hãy yêu cầu thể hiện rõ phạm vi giao hàng, chi phí từng tuyến nếu áp dụng, điều kiện miễn phí vận chuyển và chi phí giao lại nếu phát sinh.

Nếu doanh nghiệp cần gửi quà trực tiếp đến từng khách hàng, nên xác nhận thêm khả năng chia đơn, thời gian giao dự kiến và phương thức kiểm tra kết quả giao nhận.

Danh sách địa chỉ người nhận cần được quản lý có phân quyền và chỉ chia sẻ những thông tin cần thiết với đơn vị vận chuyển.

Việc xác định chi phí giao hàng từ đầu giúp hạn chế phát sinh vào giai đoạn sát Tết.

10. Thông tin thứ chín: Thời gian giao hàng và tiến độ cung ứng

Quà Tết có đặc điểm là thời gian sử dụng và trao tặng thường tập trung vào một giai đoạn nhất định.

Do đó, việc giao hàng đúng lịch có ý nghĩa quan trọng đối với kế hoạch của doanh nghiệp.

Báo giá nên thể hiện thời gian dự kiến chuẩn bị hàng, thời gian bắt đầu giao, ngày hoàn thành và phương án giao nhiều đợt nếu cần.

Đối với đơn hàng lớn, cần xác nhận số lượng nhà cung cấp có thể đáp ứng và cách xử lý khi sản phẩm dự kiến không còn đủ hàng.

Không nên chỉ dựa vào lời hứa giao hàng qua điện thoại. Tiến độ quan trọng cần được ghi nhận bằng văn bản và thống nhất giữa các bên.

11. Thông tin thứ mười: Điều kiện thanh toán và đặt cọc

Trước khi đặt hàng, doanh nghiệp cần biết chính xác số tiền phải thanh toán ở từng giai đoạn.

Những nội dung cần làm rõ bao gồm tỷ lệ đặt cọc nếu có, thời điểm thanh toán phần còn lại, phương thức thanh toán và điều kiện hoàn hoặc xử lý tiền đặt cọc.

Các điều khoản này phải được hai bên thống nhất trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng khi cần.

Đối với sản phẩm thiết kế riêng, cần đặc biệt lưu ý điều kiện thay đổi mẫu, thay đổi số lượng hoặc hủy đơn sau khi nhà cung cấp bắt đầu thực hiện.

Không nên chuyển tiền chỉ dựa trên hình ảnh báo giá chưa được xác nhận hoặc thông tin tài khoản không rõ ràng.

12. Thông tin thứ mười một: Chính sách đổi trả và xử lý sản phẩm lỗi

Một báo giá đầy đủ nên nêu hoặc dẫn chiếu rõ điều kiện xử lý khi hàng giao không đúng thỏa thuận.

Những trường hợp cần dự kiến bao gồm thiếu số lượng, sai mẫu, hư hỏng bao bì, sản phẩm lỗi hoặc hàng hóa không đáp ứng các yêu cầu đã thống nhất.

Doanh nghiệp cần xác nhận thời hạn thông báo lỗi, phương thức cung cấp bằng chứng, trách nhiệm vận chuyển hàng thay thế và thời gian xử lý dự kiến.

Với thực phẩm, nên kiểm tra trước các tiêu chí nghiệm thu liên quan đến nhãn hàng hóa, tình trạng bao bì, hạn sử dụng còn lại và điều kiện bảo quản.

Những thỏa thuận cụ thể sẽ giúp quá trình tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa minh bạch hơn.

13. Thông tin thứ mười hai: Hiệu lực báo giá và xác nhận cuối cùng

Giá bán, chi phí vận chuyển và khả năng cung ứng có thể thay đổi theo thời điểm.

Vì vậy, báo giá cần có ngày phát hành và thời hạn hiệu lực.

Nếu doanh nghiệp chưa thể chốt đơn ngay, hãy xác nhận điều kiện giữ giá và giữ hàng với nhà cung cấp.

Một báo giá còn hiệu lực không nhất thiết đồng nghĩa với việc hàng hóa đã được giữ sẵn, trừ khi hai bên có thỏa thuận rõ ràng.

Trước khi đặt hàng, bộ phận mua hàng nên yêu cầu xác nhận lại toàn bộ thông tin quan trọng, đặc biệt khi số lượng hoặc mẫu sản phẩm đã thay đổi so với báo giá ban đầu.

14. Mẫu bảng báo giá quà Tết doanh nghiệp dễ áp dụng

Doanh nghiệp có thể sử dụng cấu trúc dưới đây khi yêu cầu nhà cung cấp gửi báo giá.

Để phục vụ việc phê duyệt, nên bổ sung cột ghi chú và tình trạng xác nhận của từng hạng mục.

Bảng này có thể dùng làm mẫu gửi yêu cầu báo giá cho nhiều đơn vị cung cấp, bảo đảm các bên trả lời trên cùng một bộ tiêu chí.

15. Chọn phân khúc quà Tết doanh nghiệp nào để yêu cầu báo giá?

Sau khi xây dựng tiêu chí báo giá, doanh nghiệp cần xác định những sản phẩm phù hợp với hạn mức được duyệt.

Nếu quan tâm đến hồng sâm Hàn Quốc, có thể tham khảo năm danh mục quà tặng sâm tại Shoppingmall.

5 danh mục quà tặng sâm doanh nghiệp

Khám phá các danh mục để lập danh sách sản phẩm cần yêu cầu báo giá.

Standard

Tham khảo sản phẩm để xây dựng phương án ngân sách.

Xem

Classic

Tìm hiểu thêm quy cách và thiết kế hộp quà.

Xem

Premium

So sánh những lựa chọn có hình thức quà biếu trang trọng.

Xem

Executive

Tham khảo phương án theo yêu cầu và ngân sách cụ thể.

Xem

Signature

Mở rộng lựa chọn khi so sánh sản phẩm và quy cách.

Xem

Tên danh mục không xác nhận mức giá, chính sách chiết khấu hoặc khả năng cung ứng hiện tại. Cần yêu cầu báo giá thực tế trước khi đặt hàng.

Khi yêu cầu báo giá cho sản phẩm hồng sâm, cần đặc biệt lưu ý sự khác biệt về thành phần, khối lượng, số lượng gói và quy cách đóng gói.

Hai hộp quà có hình thức gần giống nhau chưa chắc có giá trị sử dụng tương đương.

Nếu doanh nghiệp dự kiến mua quà tặng cho người thân của nhân viên trong một chương trình phúc lợi, có thể tham khảo thêm các gợi ý quà Tết cho bố mẹ để đa dạng lựa chọn theo nhu cầu thực tế.

16. Checklist kiểm tra báo giá trước khi trình lãnh đạo phê duyệt

Trước khi chuyển báo giá cho người có thẩm quyền, bộ phận mua hàng nên rà soát lại toàn bộ thông tin.

Bảng kiểm báo giá

0/12

Đã xác minh thông tin nhà cung cấp.

Tên và mã sản phẩm được ghi đầy đủ.

Quy cách và thành phần hộp quà rõ ràng.

Đơn giá và số lượng chính xác.

Đã xác nhận thuế và tổng thanh toán.

Đã kiểm tra điều kiện chiết khấu.

Đã tính phí đóng gói và in logo.

Đã xác nhận chi phí vận chuyển.

Đã thống nhất tiến độ giao hàng.

Đã kiểm tra điều kiện đặt cọc, thanh toán.

Đã làm rõ chính sách xử lý hàng lỗi.

Đã xác nhận thời hạn hiệu lực báo giá.

Làm lại bảng kiểm

17. Câu hỏi thường gặp về báo giá quà Tết doanh nghiệp

Báo giá quà Tết doanh nghiệp có cần ghi rõ VAT không?

Doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá nêu rõ giá đã bao gồm hay chưa bao gồm VAT, mức thuế áp dụng và tổng tiền thanh toán để thuận tiện cho việc kiểm soát ngân sách.

Có nên yêu cầu nhiều nhà cung cấp báo giá cùng một mẫu?

Việc nhận báo giá từ nhiều đơn vị có thể giúp doanh nghiệp so sánh giá và điều kiện mua hàng. Tuy nhiên, cần bảo đảm sản phẩm, quy cách, số lượng và yêu cầu giao hàng tương đương.

Báo giá có thay thế hợp đồng mua bán được không?

Không nên mặc định báo giá thay thế hợp đồng. Giá trị và vai trò của báo giá phụ thuộc nội dung, việc chấp thuận và các thỏa thuận liên quan. Với đơn hàng lớn hoặc có yêu cầu riêng, nên có hợp đồng hoặc đơn đặt hàng xác nhận rõ quyền và nghĩa vụ của các bên.

Khi nào nên chốt báo giá quà Tết 2027?

Doanh nghiệp nên chốt sau khi xác nhận danh sách người nhận, ngân sách, mẫu quà và tiến độ giao hàng. Cần dành thời gian cho bước phê duyệt, sản xuất hoặc đóng gói, kiểm tra hàng và vận chuyển.

18. Kết luận: Báo giá rõ ràng giúp doanh nghiệp chủ động chi phí và kế hoạch quà Tết

Một báo giá quà Tết doanh nghiệp đầy đủ không chỉ thể hiện giá sản phẩm mà còn cần làm rõ quy cách, số lượng, thuế, chiết khấu, chi phí phụ, tiến độ giao hàng và điều kiện thanh toán.

Khi tất cả thông tin được thống nhất từ đầu, doanh nghiệp có thể so sánh các phương án mua hàng minh bạch hơn, hạn chế phát sinh chi phí và chủ động trong quá trình triển khai chương trình quà Tết 2027.

Nguyên tắc quan trọng là so sánh tổng chi phí thực tế và toàn bộ điều kiện cung ứng, thay vì chỉ lựa chọn báo giá có đơn giá thấp nhất.

Nếu đang xây dựng kế hoạch quà Tết dành cho khách hàng, đối tác hoặc nhân viên, doanh nghiệp có thể tham khảo các danh mục sản phẩm tại Shoppingmall để lập danh sách lựa chọn trước khi yêu cầu báo giá.

SHOPPINGMALL

Tham khảo quà Tết doanh nghiệp 2027

Khám phá các danh mục quà tặng hồng sâm Hàn Quốc dành cho khách hàng, đối tác và chương trình tri ân doanh nghiệp. Đối chiếu quy cách sản phẩm, lập danh sách mua hàng và yêu cầu xác nhận giá cùng điều kiện cung ứng trước khi đặt hàng.

Khám phá quà Tết doanh nghiệp Xem quà tặng hồng sâm dịp Tết Giá bán, chương trình chiết khấu và tình trạng hàng hóa cần được xác nhận trực tiếp tại thời điểm giao dịch.